เขียนขอบเขตงานให้เทียบราคาได้จริง ตรวจรับได้ และไม่มีค่าใช้จ่ายบานปลาย พร้อมโครง TOR 10 หมวด ตัวอย่างประโยคที่ใช้ได้จริง เกณฑ์ให้คะแนน และตารางเปรียบเทียบผู้เสนอราคา
ในทางปฏิบัติ TOR ที่เขียนกว้าง ๆ ไม่ได้ทำให้ได้ราคาถูกลง แต่ทำให้ได้ราคาที่เปรียบเทียบกันไม่ได้ และผลักต้นทุนไปโผล่ทีหลังในรูปของงานเพิ่ม ข้อโต้แย้ง และงานที่ต้องทำซ้ำ ตารางด้านล่างคือตัวอย่างจากบทที่ 1 ของคู่มือ
| ถ้า TOR เขียนว่า... | ผู้เสนอราคาจะตีความว่า... | ผลที่เกิดขึ้นจริง |
|---|---|---|
| “ล้างเครื่องปรับอากาศจำนวน 120 เครื่อง” | บางรายคิดเฉพาะตัวในอาคาร บางรายรวมชุดระบายความร้อน | ราคาต่างกันมากโดยไม่ได้แปลว่าใครถูกหรือแพงกว่า |
| “ทำความสะอาดให้เรียบร้อย” | ตั้งแต่เช็ดฝุ่นหน้ากาก ไปจนถึงถอดล้างทั้งชุด | ตรวจรับไม่ได้ เพราะไม่มีเกณฑ์ว่าอะไรคือเรียบร้อย |
| “เข้าดำเนินการตามรอบที่เหมาะสม” | ปีละครั้งก็ถือว่าเหมาะสม | ได้รอบน้อยกว่าที่ต้องการ แต่เถียงไม่ได้ |
| “ราคารวมอะไหล่” | อะไหล่สิ้นเปลืองอย่างเดียว ไม่รวมอะไหล่หลัก | มีใบเสนอราคาเพิ่มระหว่างสัญญาทุกเดือน |
| “รับประกันผลงาน” | ไม่ระบุระยะเวลาและขอบเขต | เมื่อเกิดปัญหา ไม่มีเกณฑ์ตัดสินว่าใครรับผิดชอบ |
| “เข้าทำงานในเวลาที่สะดวก” | เฉพาะเวลาทำการปกติ | ต้องหยุดสายการผลิตเพื่อให้ช่างเข้าทำงาน |
หลักการเดียวคือ ทุกประโยคในขอบเขตงานต้องตอบได้ว่า “จะรู้ได้อย่างไรว่าทำแล้ว” ถ้าตอบไม่ได้ ให้เขียนใหม่ นี่คือตัวอย่างบางส่วนจากบทที่ 3
| เขียนแบบนี้ — ตรวจไม่ได้ | เขียนแบบนี้ — ตรวจได้ |
|---|---|
| ล้างเครื่องปรับอากาศให้สะอาด | ถอดล้างคอยล์เย็น คอยล์ร้อน ใบพัดโบลเวอร์ ถาดรับน้ำ และตัวกรอง โดยใช้เครื่องฉีดน้ำแรงดันและน้ำยาที่เหมาะกับชนิดคราบ พร้อมภาพถ่ายก่อน-หลังทุกเครื่อง |
| ตรวจสอบระบบให้อยู่ในสภาพดี | วัดและบันทึกกระแสไฟแต่ละเฟส อุณหภูมิลมเข้า-ออก และแรงดันด้านสูง-ต่ำ ทั้งก่อนและหลังการล้าง |
| เข้าดำเนินการตามรอบที่เหมาะสม | เข้าดำเนินการ 4 รอบต่อปี ในเดือนที่ระบุ โดยแจ้งกำหนดการล่วงหน้าไม่น้อยกว่า 14 วัน |
| ส่งรายงานหลังเสร็จงาน | ส่งรายงานภายใน 7 วันทำการ ประกอบด้วยค่าที่วัดได้ก่อน-หลัง ภาพถ่าย รายการที่พบผิดปกติ และข้อเสนอแนะ |
| รับประกันผลงาน | รับประกันงานที่ดำเนินการตามระยะเวลาที่ระบุ หากเกิดปัญหาจากงานที่ทำ ต้องกลับมาแก้ไขภายในเวลาที่กำหนดโดยไม่คิดค่าใช้จ่าย |
คู่มือเล่มนี้แนะนำโครง TOR 10 หมวด ได้แก่ วัตถุประสงค์และความเป็นมา ขอบเขตงาน ระยะเวลาและความถี่ คุณสมบัติผู้เสนอราคา มาตรฐานการปฏิบัติงาน การส่งมอบและการรายงาน การตรวจรับงาน SLA ค่าปรับและการรับประกัน เงื่อนไขราคาและการชำระเงิน และเกณฑ์การพิจารณาคัดเลือก
เพราะ TOR ที่หลวมไม่ได้ทำให้ได้ราคาถูกลง แต่ทำให้ได้ราคาที่เปรียบเทียบกันไม่ได้ และผลักต้นทุนไปโผล่ทีหลังในรูปของงานเพิ่ม ข้อโต้แย้ง และงานที่ต้องทำซ้ำ เช่นคำว่า ล้างเครื่องปรับอากาศ 120 เครื่อง บางรายคิดเฉพาะตัวในอาคาร บางรายรวมชุดระบายความร้อน ทำให้ราคาต่างกันมากโดยไม่ได้แปลว่าใครถูกกว่า
หมวดการส่งมอบและการรายงาน กับหมวดการตรวจรับงาน เพราะ TOR ส่วนใหญ่เขียนขอบเขตงานละเอียดแต่ไม่ได้เขียนว่าจะรู้ได้อย่างไรว่างานทำครบ ถ้าไม่กำหนดว่าต้องส่งรายงานอะไรและตรวจรับอย่างไร ขอบเขตงานที่เขียนไว้อย่างดีจะกลายเป็นเพียงความตั้งใจดีที่พิสูจน์ไม่ได้
การเลือกที่ราคาต่ำสุดอย่างเดียวเหมาะกับงานที่กำหนดคุณภาพได้ครบถ้วนใน TOR แล้วเท่านั้น สำหรับงานบำรุงรักษาซึ่งคุณภาพวัดยากกว่า การให้คะแนนแบบถ่วงน้ำหนักมักให้ผลดีกว่าในระยะยาว และตัวเลขที่ควรใช้เปรียบเทียบคือราคารวมตลอดอายุสัญญาเมื่อขอบเขตงานเท่ากัน ไม่ใช่ราคาต่อเครื่อง
เอกสารนี้เขียนกลาง ๆ ให้ใช้กับผู้รับเหมารายใดก็ได้ ไม่ได้เขียนให้เอื้อกับรายใดรายหนึ่ง ถ้าเจอข้อกำหนดที่คุณคิดว่าเจาะจงเกินไป สามารถตัดออกได้เลย
ไม่มีค่าใช้จ่าย เป็นไฟล์ PDF ฟรี 16 หน้า เพียงกรอกชื่อ เบอร์โทร อีเมล และชื่อหน่วยงาน แล้วระบบจะเริ่มดาวน์โหลดให้ทันที
นอกจากคู่มือเล่มนี้ SML รับเดินสำรวจหน้างานเพื่อจัดทำทะเบียนเครื่องปรับอากาศพร้อมรหัสและตำแหน่ง และร่างขอบเขตงานให้โดยไม่มีข้อผูกมัด นำไปใช้กับผู้เสนอราคารายใดก็ได้ ดูบริการที่เกี่ยวข้องได้ที่ แอร์โรงงานอยุธยา (ครบวงจร) และ บริการ PM รายครั้ง / รายปี หรืออ่านคู่มืออีกเล่มเรื่อง แผน PM ระบบปรับอากาศโรงงาน
